Wie heeft besloten, of wie er over nadenkt om met zijn bedrijf deel te nemen aan een beurs, evenement of congres, doet er heel verstandig aan zich eerst te oriënteren op dat verschijnsel. Wat komt er nou allemaal bij kijken als je besluit deel te nemen aan een beurs. De investering is vaak groot en het is niet gelijk duidelijk wat het te behalen rendement voor u zal zijn. Wat kun je in elk geval doen om zo succesvol mogelijk te zijn. Hieronder volgt een opsomming van diverse punten die u kunt helpen bij uw eigen beursdeelname.
Doelstelling bepalen
Alleen een ondernemer die duidelijk voor ogen heeft wat hij wil bereiken op een beurs, kan zijn doelstellingen formuleren. Misschien wilt u de relatie met uw prospects of uw imago versterken, of heeft u een nieuw product dat gelanceerd moet worden? Belangrijk is dus om van te voren te bepalen waarom u op een beurs aanwezig wilt zijn en wat u ermee wilt bereiken.
Doelgroep onderzoek
Nu u weet wat u wilt bereiken moet u nagaan of de juiste doelgroep op de beurs aanwezig zal zijn. Doe dus vooraf enige onderzoek. Het komt helaas vaak voor dat op een evenement niet het publiek verschijnt dat u vooraf verwacht had.
Bepaal uw uitstraling en boodschap
U kent uw doelstellingen en u heeft onderzocht dat u de juiste mensen kunt verwachten. Denk dan vervolgens goed na over de boodschap die u wilt uitdragen én vooral de manier waarop u zich vervolgens wilt presenteren. Doe dit in samenspraak met uw standbouwer. Zij zijn de experts en hebben de know-how in huis om al uw wensen door te voeren in uw stand en presentatie.
Budget
Een beursdeelname is geen goedkoop communicatiemiddel en het is heel gemakkelijk om veel geld uit te geven aan advertenties, uitnodigingen, demonstraties of give-aways. Het is dus aangeraden om vooraf een goed beeld te krijgen van welke kosten nodig zijn voor uw bedrijf en bepaal naar aanleiding hiervan het te besteden budget en of het wezenlijk is om er van uit te gaan dat u met dit budget de geplande doelstellingen kunt verwezenlijken.
Kies de juiste plaats
Stel, u heeft uw doelstelling en budget inmiddels bepaald en besluit om deel te nemen aan een beurs. U weet inmiddels ook hoe groot uw standruimte ongeveer wordt, de volgende vraag is dan meteen wat nou precies de beste plek is voor uw bedrijf. De plek die u op deze beurs heeft met uw beursstand is van grote invloed op het resultaat van uw beursdeelname. Wees gerustgesteld, onderaan staat een overzicht waarin wij uitleggen waar u op moet letten bij het uitkiezen van de meest strategische plek want er zijn wel gelukkig diverse tactieken die van invloed kunnen zijn.
Lever geen half werk
Alleen een ondernemer die duidelijk voor ogen heeft wat hij wil bereiken op een beurs, kan zijn doelstellingen formuleren. Misschien wilt u de relatie met uw prospects of uw imago versterken, of heeft u een nieuw product dat gelanceerd moet worden? Belangrijk is dus om van te voren te bepalen waarom u op een beurs aanwezig wilt zijn en wat u ermee wilt bereiken.
Doelgroep onderzoek
Nu u weet wat u wilt bereiken moet u nagaan of de juiste doelgroep op de beurs aanwezig zal zijn. Doe dus vooraf enige onderzoek. Het komt helaas vaak voor dat op een evenement niet het publiek verschijnt dat u vooraf verwacht had.
Bepaal uw uitstraling en boodschap
U kent uw doelstellingen en u heeft onderzocht dat u de juiste mensen kunt verwachten. Denk dan vervolgens goed na over de boodschap die u wilt uitdragen én vooral de manier waarop u zich vervolgens wilt presenteren. Doe dit in samenspraak met uw standbouwer. Zij zijn de experts en hebben de know-how in huis om al uw wensen door te voeren in uw stand en presentatie.
Budget
Een beursdeelname is geen goedkoop communicatiemiddel en het is heel gemakkelijk om veel geld uit te geven aan advertenties, uitnodigingen, demonstraties of give-aways. Het is dus aangeraden om vooraf een goed beeld te krijgen van welke kosten nodig zijn voor uw bedrijf en bepaal naar aanleiding hiervan het te besteden budget en of het wezenlijk is om er van uit te gaan dat u met dit budget de geplande doelstellingen kunt verwezenlijken.
Kies de juiste plaats
Stel, u heeft uw doelstelling en budget inmiddels bepaald en besluit om deel te nemen aan een beurs. U weet inmiddels ook hoe groot uw standruimte ongeveer wordt, de volgende vraag is dan meteen wat nou precies de beste plek is voor uw bedrijf. De plek die u op deze beurs heeft met uw beursstand is van grote invloed op het resultaat van uw beursdeelname. Wees gerustgesteld, onderaan staat een overzicht waarin wij uitleggen waar u op moet letten bij het uitkiezen van de meest strategische plek want er zijn wel gelukkig diverse tactieken die van invloed kunnen zijn.
Lever geen half werk
Plan met elkaar een brainstormsessie om te bepalen of deelname aan een beurs of evenement zinvol voor uw bedrijf zal zijn. Neem hiervoor de tijd en ga er dus uitgebreid samen voor zitten. Er zijn nl. meer wegen die naar Rome leiden. Maar zodra u tot de conclusie bent gekomen dat u deze commerciële input goed kan gebruiken en besluit deel te nemen, lever dan vooral nooit geen half werk. Ga er van uit dat een beurs organiseren veel energie, tijd en geld kost. Het belangrijkste is een beursstand die representatieve is en die uw boodschap of product zo goed mogelijk over brengt. Tenslotte is indruk maken geen kunst, indruk achterlaten wel!
Benoem een coördinator/standmanager
Voor grotere evenementen of beurs is het onmisbaar om iemand aan te wijzen die voor én vooral tijdens de beurs als centraal aanspreekpunt functioneert, die het overzicht heeft over de standbemanning en die de verantwoordelijkheid neemt om van het evenement een succes te maken.
Gebruik de checklist
Onderstaand tref je een checklist aan met zaken die geregeld moeten zijn. Denk aan drukwerk, demonstraties, acties, standbouw etc. Alles wat voorafgaand aan de beurs geregeld moet zijn. Maak daar gebruik van, het helpt je het overzicht te bewaren.
Uitnodiging
De beursorganisatie maakt zelf de nodige reclame voor het op handen zijnde evenement. Maar zit zelf niet stil, nodig zelf ook klanten uit voor een bezoek op uw beursstand. Vooral voor prospects kan een beursbezoek interessant zijn. Een goede beursstand kan de indruk die uw klanten en prospects van u hebben versterken.
Bouw alles tijdig op
Maak gebruik van een ervaren standbouwer. Die trekken voor alle voorbereiding voldoende tijd uit en zorgen er immers vooral voor dat de stand op tijd is opgebouwd. Niets staat zo lullig als een stand die nog opgebouwd wordt als de eerste bezoekers al rondlopen op het evenement. Denk vooral aan de onnodige stress die het bij de standbemanning aanricht.
Sluit eventuele rampscenario's uit
Waar gewerkt wordt vallen spaanders; een uitdrukking die helaas maar al te waar is. Sluit niet uit dat er iets mis kan gaan. Denk hier vooraf over na; bijv. bestaat de mogelijkheid dat het drukwerk niet op tijd klaar is, houdt rekening met afmeldingen, zorg bij voorbaat voor back-up, kunnen demonstraties verkeerd gaan of is de internetverbinding te slecht en kan er geen online verbinding met het thuisfront gemaakt worden etc. Denk aan elektronische systemen die kunnen haperen.
Kick-Off
Zorg dat alle betrokkenen voorafgaand aan het evenement even rond de tafel gaan zitten. Zorg dat iedereen op de hoogte is van eventueel lopende acties. Maak een draaiboek en zorg dat ook de eventuele backup personen hiervan op de hoogte zijn. Het kan heel vervelend zijn als je als medewerkster door een klant aangesproken wordt en je bent toevallig het buurmeisje of nichtje die op het laatste moment is opgetrommeld om vanwege ziekte bij te springen en je van heg nog steg weet. Breng dus, indien mogelijk alle betrokkenen bij elkaar, neem de beursplanning en draaiboek door en zorg voor betrokkenheid bij iedereen die met de beurs te maken krijgt.
Neem de dag door
Bespreek aan het begin van de dag rustig met het team, tijdens een kop thee of koffie, wat er van die dag verwacht mag worden, bent u wellicht meer gespannen omdat u belangrijke klanten verwacht? Schroom niet om dit van te voren te melden. Bespreek wat de vorige dag heel goed ging of wat die dag juist misschien beter kan. Niemand is er bij gebaat om afgesnauwd te worden vanwege iets waar u zich al uren over op loopt te vreten. Let wel: bespreek dit vooral kalm en opbouwend. Ook bezoekers zijn nl. vrij gevoelig voor de sfeer die op een stand hangt.
Opvolging leads
Maak een elektronisch of papieren opvolgingsformulier waarin de gegevens van een lead vastgelegd kunnen worden. Het gaat erom dat u van te voren bedenkt wat u van uw bezoekers wilt weten en hoe u dat gaat doen. Zijn alleen NAW-gegevens of visitekaartje voldoende of heeft u meer nodig voor een goede opvolging?
Beursgesprek
Het presenteren op een beurs vraagt andere vaardigheden dan een 1-op-1 verkoopgesprek waar de medewerker in een persoonlijk verkoopgesprek tijd en vooral privacy heeft. Op de beurs zal de medewerker te maken krijgen met tijdsdruk, afleiding en een druk bezochte stand. En tegelijkertijd moet de medewerker inschatten wat wel en wat geen potentiële klant is en hierop anticiperen. Probeer dus eerst te achterhalen wie voor u staat, bepaal de behoefte van uw bezoeker. Bedenk dat op beurzen en evenementen ook veel concurrentie aanwezig is.
Opvolging
Zorg voor snelle opvolging. Na een beurs zijn bezoekers u vaak snel weer vergeten. Laat daarom snel na de beurs iets van u horen waarin u uw organisatie nogmaals onder de aandacht brengt middels een brief of mail waarin u uw bezoeker bedankt voor hun getoonde interesse. Als u iets heeft beloofd, zorg dan dat u uw beloften nakomt. Neem één voor één alle leads door en stel prioriteiten. Begin met de meeste waardevolle maar zorg ervoor dat ze allen worden opgevolgd door u of uw medewerkers. Maak voor iedereen daartoe een heldere verdeling
Beursverslag
Evalueer na afloop van het evenement de gang van zaken met iedereen die betrokken is geweest bij het evenement. Leg de verbeterpunten vast en bespreek die in een eventuele volgende kick-off meeting voor een volgend evenement.
Tot slot; beleef vooral plezier aan uw deelname
Een beurs of evenement is meestal een sociale ontmoetingsplaats voor mensen die actief zijn binnen dezelfde doelgroep. Bovendien werkt u met een team gezamenlijk aan een bepaald resultaat. Probeer daarom een plezierige sfeer te creëren waardoor het personeel gemotiveerd wordt om tot optimale prestaties te komen, maar bovendien ook met veel plezier hun werk doen. Denk eraan, als u geen plezier aan een beurs beleeft, kunnen de dagen erg lang duren.
Benoem een coördinator/standmanager
Voor grotere evenementen of beurs is het onmisbaar om iemand aan te wijzen die voor én vooral tijdens de beurs als centraal aanspreekpunt functioneert, die het overzicht heeft over de standbemanning en die de verantwoordelijkheid neemt om van het evenement een succes te maken.
Gebruik de checklist
Onderstaand tref je een checklist aan met zaken die geregeld moeten zijn. Denk aan drukwerk, demonstraties, acties, standbouw etc. Alles wat voorafgaand aan de beurs geregeld moet zijn. Maak daar gebruik van, het helpt je het overzicht te bewaren.
Uitnodiging
De beursorganisatie maakt zelf de nodige reclame voor het op handen zijnde evenement. Maar zit zelf niet stil, nodig zelf ook klanten uit voor een bezoek op uw beursstand. Vooral voor prospects kan een beursbezoek interessant zijn. Een goede beursstand kan de indruk die uw klanten en prospects van u hebben versterken.
Bouw alles tijdig op
Maak gebruik van een ervaren standbouwer. Die trekken voor alle voorbereiding voldoende tijd uit en zorgen er immers vooral voor dat de stand op tijd is opgebouwd. Niets staat zo lullig als een stand die nog opgebouwd wordt als de eerste bezoekers al rondlopen op het evenement. Denk vooral aan de onnodige stress die het bij de standbemanning aanricht.
Sluit eventuele rampscenario's uit
Waar gewerkt wordt vallen spaanders; een uitdrukking die helaas maar al te waar is. Sluit niet uit dat er iets mis kan gaan. Denk hier vooraf over na; bijv. bestaat de mogelijkheid dat het drukwerk niet op tijd klaar is, houdt rekening met afmeldingen, zorg bij voorbaat voor back-up, kunnen demonstraties verkeerd gaan of is de internetverbinding te slecht en kan er geen online verbinding met het thuisfront gemaakt worden etc. Denk aan elektronische systemen die kunnen haperen.
Kick-Off
Zorg dat alle betrokkenen voorafgaand aan het evenement even rond de tafel gaan zitten. Zorg dat iedereen op de hoogte is van eventueel lopende acties. Maak een draaiboek en zorg dat ook de eventuele backup personen hiervan op de hoogte zijn. Het kan heel vervelend zijn als je als medewerkster door een klant aangesproken wordt en je bent toevallig het buurmeisje of nichtje die op het laatste moment is opgetrommeld om vanwege ziekte bij te springen en je van heg nog steg weet. Breng dus, indien mogelijk alle betrokkenen bij elkaar, neem de beursplanning en draaiboek door en zorg voor betrokkenheid bij iedereen die met de beurs te maken krijgt.
Neem de dag door
Bespreek aan het begin van de dag rustig met het team, tijdens een kop thee of koffie, wat er van die dag verwacht mag worden, bent u wellicht meer gespannen omdat u belangrijke klanten verwacht? Schroom niet om dit van te voren te melden. Bespreek wat de vorige dag heel goed ging of wat die dag juist misschien beter kan. Niemand is er bij gebaat om afgesnauwd te worden vanwege iets waar u zich al uren over op loopt te vreten. Let wel: bespreek dit vooral kalm en opbouwend. Ook bezoekers zijn nl. vrij gevoelig voor de sfeer die op een stand hangt.
Opvolging leads
Maak een elektronisch of papieren opvolgingsformulier waarin de gegevens van een lead vastgelegd kunnen worden. Het gaat erom dat u van te voren bedenkt wat u van uw bezoekers wilt weten en hoe u dat gaat doen. Zijn alleen NAW-gegevens of visitekaartje voldoende of heeft u meer nodig voor een goede opvolging?
Beursgesprek
Het presenteren op een beurs vraagt andere vaardigheden dan een 1-op-1 verkoopgesprek waar de medewerker in een persoonlijk verkoopgesprek tijd en vooral privacy heeft. Op de beurs zal de medewerker te maken krijgen met tijdsdruk, afleiding en een druk bezochte stand. En tegelijkertijd moet de medewerker inschatten wat wel en wat geen potentiële klant is en hierop anticiperen. Probeer dus eerst te achterhalen wie voor u staat, bepaal de behoefte van uw bezoeker. Bedenk dat op beurzen en evenementen ook veel concurrentie aanwezig is.
Opvolging
Zorg voor snelle opvolging. Na een beurs zijn bezoekers u vaak snel weer vergeten. Laat daarom snel na de beurs iets van u horen waarin u uw organisatie nogmaals onder de aandacht brengt middels een brief of mail waarin u uw bezoeker bedankt voor hun getoonde interesse. Als u iets heeft beloofd, zorg dan dat u uw beloften nakomt. Neem één voor één alle leads door en stel prioriteiten. Begin met de meeste waardevolle maar zorg ervoor dat ze allen worden opgevolgd door u of uw medewerkers. Maak voor iedereen daartoe een heldere verdeling
Beursverslag
Evalueer na afloop van het evenement de gang van zaken met iedereen die betrokken is geweest bij het evenement. Leg de verbeterpunten vast en bespreek die in een eventuele volgende kick-off meeting voor een volgend evenement.
Tot slot; beleef vooral plezier aan uw deelname
Een beurs of evenement is meestal een sociale ontmoetingsplaats voor mensen die actief zijn binnen dezelfde doelgroep. Bovendien werkt u met een team gezamenlijk aan een bepaald resultaat. Probeer daarom een plezierige sfeer te creëren waardoor het personeel gemotiveerd wordt om tot optimale prestaties te komen, maar bovendien ook met veel plezier hun werk doen. Denk eraan, als u geen plezier aan een beurs beleeft, kunnen de dagen erg lang duren.
Veel succes en plezier tijdens uw evenementen!
